Virtuelle Weihnachtsfeier 2020 – Das ist steuerlich zu beachten

in diesem Jahr ist eine normale Weihnachtsfeier aufgrund des Corona-Lockdowns nicht möglich. Daher überlegen Arbeitgeber, ob und wie sie Ihre Feier virtuell veranstalten können und wie eine solche Veranstaltung steuerlich zu behandeln ist.

I. Freibetrag und Pauschalierung

Pro Jahr können zwei Betriebsveranstaltungen bis 110 Euro je Arbeitnehmer steuerfrei gewährt werden. Es handelt sich hierbei um einen Freibetrag, so dass der geldwerte Vorteil nur versteuert werden muss, soweit dieser Freibetrag überschritten wird.

Die Lohnsteuer kann nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent zzgl. SolZ und ggf. KiSt pauschaliert werden (Hinweis: Es fällt keine Sozialversicherung an!).

II. Zulässigkeit einer virtuellen Betriebsveranstaltung

Grundsätzlich ist nicht geregelt, dass eine Betriebsveranstaltung i.S.d. § 19 Abs. 1a EStG physisch stattfinden muss. Erforderlich ist lediglich eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Förderung des Betriebsklimas). Diese kann somit durchaus auch virtuell mittels Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden. Tipp: Arbeitgeber sollten aber einen Ablaufplan für die Veranstaltung festlegen, um den gesellschaftlichen Charakter der Veranstaltung auch für eine spätere Lohnsteuerprüfung zu dokumentieren.

Erforderlich ist, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht. Tipp: Zum Nachweis sollte die Einladungs-E-Mail ausreichend sein.

III. Kosten einer virtuellen Betriebsveranstaltung

Bei einer virtuellen Betriebsveranstaltung stellt sich die Frage, welche Kosten anfallen und wie diese steuerlich zu beurteilen sind.

In der Regel werden bei einer virtuellen Betriebsveranstaltung keine Übernachtungs-, Raum- oder Reisekosten anfallen, so dass sich daraus auch keine geldwerten Vorteile ergeben werden. Sollten entsprechende Kosten dennoch anfallen, wären diese in den geldwerten Vorteil einzubeziehen.

Sofern dem Arbeitgeber gesonderte Kosten für die Durchführung der Veranstaltung entstehen, sind diese als geldwerter Vorteil zu berücksichtigen.

Das können zusätzliche Internetkosten für die Reservierung einer Videokonferenz oder auch Kosten für engagierte Künstler (Entertainer, Musiker etc.) sein, die virtuell zugeschaltet werden.

Zu den Kosten der Veranstaltung zählt auch ein Catering bestehend aus Speisen und Getränken, welche den Mitarbeitern nach Hause geliefert werden.

Ob auch Lieferkosten mit einzubeziehen sind, ist nicht ganz klar. Denn der BFH hat solche Kosten im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze nur für den Fall als Sachbezug qualifiziert, in dem der Arbeitnehmer die Lieferung nach Hause als zusätzliches Leistungselement wahrnimmt. Zuletzt hatte der BFH entschieden, dass die Kosten für eine Eventagentur bei betrieblichen Veranstaltungen (keine Betriebsveranstaltung) zwar nicht in die Ermittlung der 110-Euro-Freigrenze einzubeziehen sind, wohl aber bei der Bemessungsgrundlage nach § 37b EStG zu berücksichtigen sind. Fraglich bleibt aber, ob diese beiden Entscheidungen auf eine virtuelle Betriebsveranstaltung überhaupt übertragen werden können. Tipp: Sofern die (Pauschal)Versteuerung durch Unterschreiten des Steuerfreibetrags von 110 Euro vermieden werden soll, sollten diese Kosten zur Sicherheit mit berücksichtigt werden.

Achtung: Werden auch Angehörigen geldwerte Vorteile gewährt, sind diese Vorteile den jeweiligen Arbeitnehmern zuzurechnen. Da der Freibetrag jedem Arbeitnehmer pro Betriebsveranstaltung nur einmal gewährt wird, kann dies für den jeweiligen Mitarbeiter zu einer Überschreitung des Freibetrags führen.
 
IV. Geschenke aus Anlass einer virtuellen Betriebsveranstaltung

Aus Anlass einer Betriebsveranstaltung können auch Geschenke überreicht werden. Gerade bei einer virtuellen Betriebsveranstaltung bietet sich dies an, da die Kosten (und damit auch der Freibetrag) allein durch Speisen und Getränke etc. kaum ausgeschöpft werden.

Aus Anlass einer Betriebsveranstaltung ist die Grenze von 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) nicht anwendbar. Diese Grenze gilt nur bei einem besonderen persönlichen Ereignis (runder Geburtstag o.Ä.). Geschenke können daher in beliebiger Höhe überreicht werden und bei Überschreiten des Freibetrags nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent zzgl. SolZ und ggf. KiSt pauschaliert werden (Hinweis: Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an!).

Bei der Aufteilung der Vorteile muss allerdings zwischen Geschenken bis 60 Euro und über 60 Euro unterschieden werden. Denn Geschenke bis 60 Euro gehen in die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung ein, während Geschenke über 60 Euro den Arbeitnehmern individuell zuzurechnen sind.

Beispiel: Ein Arbeitgeber veranstaltet eine virtuelle Weihnachtsfeier. Pro Mitarbeiter entstehen dem Arbeitgeber für Plätzchen und Getränke Kosten von 10 €. Jeder Mitarbeiter erhält zusätzlich einen Sachgutschein über 150 €.

Lösung: Die Kosten (und damit auch die geldwerten Vorteile je Arbeitnehmer) betragen 160 €. Davon sind 110 € steuer- und sozialversicherungsfrei. Der übersteigende Betrag von 50 € je Mitarbeiter kann mit 25 % zzgl. SolZ und ggf. KiSt pauschaliert werden. Der Vorteil ist in diesem Fall sozialversicherungsfrei.

Geschenke aus Anlass einer Betriebsveranstaltung können den Mitarbeitern auch in unterschiedlicher Höhe gewährt werden (bspw. im Rahmen einer virtuellen Tombola). Wichtig: Die Geschenke dürfen aber nur aus Anlass der Betriebsveranstaltung gewährt werden und keinen anderen Zweck haben, wie beispielsweise Bonuszahlungen/-geschenke aufgrund der Leistung, die „bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung überreicht werden.

Ob die Geschenke für eine virtuelle Betriebsveranstaltung auch im Nachhinein (bspw. aufgrund einer virtuellen Tombola) oder im Vorhinein (als verpacktes Geschenk zur Öffnung während der virtuellen Betriebsveranstaltung) überreicht werden können, ist nicht klar geregelt. Sofern ein klarer Bezug anlässlich der virtuellen Betriebsveranstaltung besteht, sollten Geschenke aber sowohl im Vorhinein als auch im Nachhinein übergeben werden können. Denn laut BMF werden Geschenke Mitarbeitern auch dann aus Anlass einer Betriebsveranstaltung gewährt, wenn diese an der Betriebsveranstaltung nicht teilnehmen konnten – also im Nachhinein! (Hinweis: Sofern eine virtuelle Betriebsveranstaltung tatsächlich stattfindet, müsste die vereinzelte Nichtteilnahme aufgrund von technischen Problemen o.Ä. ebenfalls unschädlich sein). Tipp: Wer ganz sichergehen will, versendet virtuelle Sachgutscheine während der Veranstaltung per E-Mail oder organisiert die physische Lieferung zu diesem Zeitpunkt.

V. Überlassung/Übereignung von Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsendgeräten

Werden Mitarbeitern Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsendgeräte, wie Smartphone, Laptop, Web-Cam, Headset etc. zur Nutzung überlassen, sind diese Vorteile Arbeitsmittel und somit kein Arbeitslohn (Leistungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers). Das gilt auch, wenn diese ausschließlich für die virtuelle Betriebsveranstaltung überlassen werden. Die mögliche private Nutzung der Endgeräte ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei.

Endgeräte können dem Arbeitnehmer auch übereignet und nach § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG mit 25 Prozent zzgl. SolZ und ggf. KiSt pauschaliert werden (Hinweis: In beiden Fällen fällt keine Sozialversicherung an). Doch Vorsicht: Sofern der Arbeitnehmer die Endgeräte nach einer Übereignung auch beruflich nutzen soll, muss dies entsprechend vereinbart werden, da der Arbeitnehmer mit den Endgeräten andernfalls beliebig verfahren und diese im Zweifel verschenken oder weiterverkaufen kann.

Daher sollten Endgeräte, die auch beruflich genutzt werden sollen, zunächst nur steuerfrei zur privaten Nutzung überlassen werden.

Gerne stehen wir und unsere Mitarbeiter für Einzelfragen zur Verfügung.

Wir wünschen Ihnen weiterhin eine schöne Adventszeit und bleiben Sie gesund!

Mit freundlichen Grüßen

Volker Mühl              Ina Mücke